Deklaracja dostępności – czym jest i dlaczego powinna się znaleźć na stronie?

W artykule: Co warto wiedzieć o Ustawie dotyczącej dostępności cyfrowej, deklaracja dostępności została wymieniona jako jeden z najbardziej istotnych dla instytucji publicznych artykułów Ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Do jej stworzenia jest wymagana znajomość przepisów zawartych w Ustawie, standardu WCAG 2.1 (z ang. Web Content Accessibility Guidelines, czyli Wytycznych Dotyczących Dostępności Treści Internetowych) oraz rozwiązań technicznych, które zagwarantują prawidłowe umieszczenie jej na stronie internetowej. Warto wiedzieć, że za brak udostępnionej deklaracji grożą niemałe kary pieniężne. Dlaczego to takie ważne, aby każda instytucja publiczna miała umieszczoną na stronie deklarację dostępności? Czym tak naprawdę jest i po co się ją tworzy? Wszystkiego dowiesz się, czytając ten artykuł.

Deklaracja i Dostępność w połączeniu tworzą…?

Aby prawidłowo zdefiniować, czym może być deklaracja dostępności, należy rozbić to sformułowanie na dwa wyrazy – deklarację i dostępność. Deklaracją jest: oświadczenie, zbiór spisanych postulatów, rodzaj aktu prawnego czy publiczna wypowiedź w ważnej sprawie. Gdy coś deklarujemy, to zapewniamy lub zobowiązujemy się do wykonania określonych czynności. Pojęcie dostępności jest szersze i obejmuje dużo więcej obszarów.  Działania w tej dziedzinie przyczyniają się do rozwoju dostępu w korzystaniu z produktów, usług i przestrzeni przez jak największą liczbę osób. Obracając się w kategorii internetu, o dostępności mówimy jako o możliwości swobodnego korzystania z serwisów www i aplikacji mobilnych bez względu na wiek, płeć, narodowość, czy niepełnosprawność.

Reasumując, deklaracją dostępności nazywamy specjalne, stworzone według wzoru  oświadczenie, które jest udostępnione na stronie internetowej podmiotu w osiągalnej wersji. Zawarte są w nim wszystkie informacje dotyczące nie tylko udogodnień, ale i barier w sferze dostępności, które prezentuje dana instytucja publiczna. Jej wymóg określa Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych, a konkretnie Art. 10 tej Ustawy. Deklaracja dostępności jest zbiorem najważniejszych informacji, niezbędnych osobom ze szczególnymi potrzebami do zapoznania się ze specyfikacją danego podmiotu – jego budową, stroną internetową oraz aplikacją mobilną. Dzięki temu mają one możliwość w łatwy i szybki sposób dowiedzieć się, czego mogą spodziewać się podczas korzystania z usług danej instytucji.

Z jakich elementów powinna składać się deklaracja dostępności?

Jak już wcześniej wspominaliśmy,, stworzenie deklaracji dostępności wymaga znajomości Ustawy, standardu WCAG 2.1 oraz umiejętności techniczno-informatycznych.

Deklaracja posiada szereg wymagań technicznych, tj.:

• odpowiednio zaprogramowane obowiązkowe identyfikatory służące do monitorowania stanu strony internetowej przez Radę Ministrów, poprzez zbieranie danych z deklaracji dostępności;
• odpowiedni format deklaracji;
• odpowiednio umiejscowione linki;
• odpowiednia struktura nagłówkowa, którą określa Ustawa. 

Podczas redagowania treści w deklaracji dostępności powinno stosować się do wytycznych WCAG 2.1. Deklarację dostępności tworzy się na podstawie wzoru udostępnionego przez byłe Ministerstwo Cyfryzacji. Ważne jest także, aby deklaracja na stronie rzucała się w oczy, dlatego umieszcza się ją w widocznym miejscu, np. w stopce. Co więcej, w przypadku gdy strona posiada kilka wersji językowych, deklaracja musi być napisana i dostępna w każdej z nich!

Poniżej przedstawiamy przykładową deklarację dostępności oraz opisujemy elementy, które powinny się w niej znaleźć.

Przykładowa deklaracja dostępności.

Deklaracja dostępności powinna zawierać:

1. Tytuł deklaracji i wstępne informacje:
   1. Tytuł deklaracji:
      • obowiązkowo powinien brzmieć: „Deklaracja dostępności”.
   2. Wstęp deklaracji – zobowiązanie do zapewnienia dostępności cyfrowej:
      • informacje o tym, jakiego podmiotu dotyczy deklaracja oraz link do strony internetowej tego podmiotu.
   3. Datę publikacji i ostatniej istotnej aktualizacji strony lub aplikacji mobilnej.
2. Informacje o dostępności cyfrowej:
   1. Status pod względem zgodności z ustawą może być:
      •  zgodny,
      • częściowo zgodny,
      • niezgodny.
   2. W przypadku częściowej zgodności lub niezgodności z ustawą – znane niezgodności:
      • dokładnie opisane wszystkie niezgodności, czy problemy napotykane podczas korzystania ze strony internetowej lub aplikacji mobilnej. 
   3. W przypadku niezgodności uzasadnionych nadmiernym obciążeniem – informację kierownika jednostki o przeprowadzonej analizie;
   4. Datę sporządzenia deklaracji i metodę oceny dostępności cyfrowej - może być zlecona przez podmiot zewnętrzny lub wykonana na podstawie samooceny:
      •  raport z stanu dostępności jednostki.
   5. Skróty klawiaturowe.
3. Informacje o sposobie kontaktowania się i procedurze rozpatrywania skarg:
   1. Informacje zwrotne i dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za dostępność w danej instytucji;
   2. Informacje na temat procedury odwoławczej.
4. Informacje o dostępności architektonicznej siedziby podmiotu:
   1. Opis dostępności wejścia do budynku i przechodzenia przez obszary kontroli;
   2. Opis dostępności korytarzy, schodów i wind;
   3. Opis dostosowań, na przykład pochylni, platform, informacji głosowych, pętlach indukcyjnych;
   4. Informacje o miejscu i sposobie korzystania z miejsc parkingowych wyznaczonych dla osób z niepełnosprawnościami;
   5. Informacja o prawie wstępu z psem asystującym i ewentualnych uzasadnionych ograniczeniach;
   6. Informacje o możliwości skorzystania z tłumacza języka migowego na miejscu lub online. W przypadku braku takiej możliwości, taką informację także należy zawrzeć.
5. Informacje o aplikacjach mobilnych udostępnianych przez podmiot publiczny:
   1. Nazwa aplikacji;
   2. Adres URL aplikacji do pobrania aplikacji.
6. Dodatkowe informacje.

Jakie treści na stronie internetowej muszą być dostępne, a jakie nie?

W tworzeniu deklaracji dostępności i prowadzeniu dostępnej strony internetowej, bardzo ważne jest posiadanie wiedzy na temat elementów strony, które muszą być dostępne, a których Ustawa nie obejmuje.

Elementy stron internetowych i aplikacji mobilnych, które muszą być bezwzględnie dostępne cyfrowo:

• Biuletyn Informacji Publicznej Instytucji;
• dane teleadresowe instytucji i linku do Biuletynu Informacji Publicznej;
• narzędzia służących do kontaktu, np. formularz kontaktowy;
• nawigacja;
• deklaracja dostępności;
• informacja dotycząca sytuacji kryzysowych i bezpieczeństwa publicznego;
• dokumenty urzędowe, wzory umów lub wzory innych dokumentów przeznaczonych do zaciągania zobowiązań cywilnoprawnych.

Elementy stron internetowych i aplikacji mobilnych, które nie muszą być dostępne cyfrowo:

• multimedia nadawane na żywo;
• multimedia opublikowane przed 23 września 2020r.;
• dokumenty tekstowe i tekstowo-graficzne, prezentacje multimedialne i arkusze kalkulacyjne opublikowane przed 23 września 2018 r. – chyba że są niezbędne do realizowania bieżących zadań instytucji czy korzystania z jej usług;
• mapy – ale należy zapewnić alternatywny dostęp do prezentowanych na nich danych;
• część dzieł sztuki, muzealiów, zbiorów archiwów narodowych i bibliotecznych;
• materiały z intranetu i ekstranetu opublikowane przed 23 września 2019 r. i od tego czasu nieaktualizowane;
• treści od innych podmiotów, które nie zostały przez Twój podmiot lub dla niego wykonane lub nabyte, albo do których modyfikacji Twój podmiot nie jest uprawniony;
• treści niewykorzystywanych do realizacji bieżących zadań.

Elementy te nie są wymagane w Ustawie, jednakże w sytuacji, gdy użytkownik zgłosi się z żądaniem udostępnienia dowolnego z nieobowiązkowych elementów strony bądź treści, instytucja publiczna ma obowiązek upublicznienia tych elementów w wersji dostępnej i ma na to maksymalnie 7 dni.

Prawo a deklaracja dostępności

Nowelizacja z 9 marca 2023 r. Ustawy z 4 kwietnia 2019 r.  wprowadziła zmiany w zakresie deklaracji dostępności. Lista zmian w tym zakresie w deklaracji dostępności wygląda następująco:

• Oprócz wskazania konkretnej osoby kontaktowej, została dodana konieczność określenia całej komórki organizacyjnej;
• Należy w podać informacje o skrótach klawiszowych, jeżeli są one niestandardowe;
• Jest możliwość dodania linku do informacji o dostępności architektonicznej, zamiast wyszczególnienia wszystkiego  w samej deklaracji.
• Została dodana możliwość publikowania deklaracji dostępności na innej stronie należącej do podmiotu niż ta, której deklaracja bezpośrednio dotyczy.
• Wprowadzono obowiązek dołączania wyników oceny zapewnienia dostępności cyfrowej do deklaracji dostępności. Nie wystarczy tych wyników umieścić gdziekolwiek na stronie.
• Deklaracja dostępności powinna być stworzona dla kazej wersji językowej.

Istotne zapisy prawne dotyczące deklaracji dostępności są związane z terminami oraz karami pieniężnymi, grożącymi za niewywiązywanie się z tych właśnie terminów. Czas na opublikowanie deklaracji dostępności już minął. Każdy podmiot publiczny, którego obowiązuje Ustawa, powinien był stworzyć deklarację dostępności do:

• 23 września 2019 roku – strony internetowe podmiotów publicznych nieopublikowanych przed dniem 23 września 2018 r.;
• 23 września 2020 roku – strony internetowe podmiotów publicznych opublikowanych przed dniem 23 września 2018 r.;
• 23 czerwca 2021 roku – aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.

Dodatkowo każda instytucja publiczna ma obowiązek monitorować czytelność w swojej jednostce i uaktualniać deklarację dostępności do 31 marca każdego roku.

Za nieopublikowanie bądź nieprawidłowe umieszczenie deklaracji grożą kary pieniężne wynoszące nawet 5 tysięcy złotych!

Jak napisać deklarację dostępności?

Deklarację dostępności można napisać samodzielnie (najczęściej zaangażowaną osobą w jej tworzenie jest koordynator ds. dostępności) lub zlecić jej sporządzenie odpowiedniemu podmiotowi zewnętrznemu, który zajmuje się tego typu usługami. Indywidualne stworzenie deklaracji dostępności jest o tyle trudne, że wymaga odpowiednich kompetencji. W pierwszej kolejności należy przygotować audyt strony, aplikacji oraz obiektu, kolejno odpowiednio je zaprogramować, a na sam koniec właściwie uzupełnić wszystkie potrzebne dane. Zlecenie tego zadania podmiotowi zewnętrznemu jest rozwiązaniem bezpieczniejszym, ponieważ zwiększa gwarancję poprawności deklaracji, a co za tym idzie, pozwala uniknąć kary. Gwarancja dostępności to przede wszystkim umożliwienie osobom narażonym na  wykluczenie cyfrowe, zapoznania się z najważniejszymi informacjami danej instytucji w obszarze dostępności.

Podsumowanie

Każdy z nas lubi w krótkim czasie znajdować to, czego na dany moment potrzebuje, natomiast nie znosi poświęcać wiele uwagi na odnalezienie rzeczy, której finalnie nie odnajduje. Surfując w sieci możemy stracić wiele cennego czasu na wyszukanie interesujących zagadnień, często z niezadowalającym efektem końcowym. Takie same problemy mają osoby ze szczególnymi potrzebami. Wchodząc na stronę, która nie ma odpowiednio sporządzonej deklaracji dostępności, marnują dużo czasu zanim dowiedzą się, czy witryna jest dla nich przyjazna i są w stanie z niej skorzystać czy nie do końca.

Jesteśmy agencją interaktywną, która od lat zajmuje się wprowadzaniem dostępności cyfrowej na stronach internetowych. Zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważne jest prawidłowe przygotowanie jej treści. Jeśli po przeczytaniu tego artykułu zastanawiasz się, czy masz prawidłowo sporządzoną deklarację dostępności – skontaktuj się z nami, a chętnie stworzymy ją dla Ciebie.