Jak przygotować podmiot publiczny do wdrożenia ustawy o sygnalistach?

Wprowadzenie Ustawy o sygnalistach oznacza duże zmiany w strukturach wewnętrznych firm i podmiotów publicznych, zwłaszcza w kontekście systemów zgłaszania nieprawidłowości. Sprawdź, jak przygotować się na nie i o czym pamiętać z perspektywy narzędzi dostępnych dla wszystkich użytkowników.

Ustawa o sygnalistach – czy już obowiązuje i na czym polega?

Ustawa o ochronie sygnalistów została podpisana przez Prezydenta RP 21 czerwca 2024 roku i zaczęła obowiązywać od 25 września 2024 roku. Jest to implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, mającej na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa w organizacjach, zarówno publicznych, jak i prywatnych.

Dokument ten nakłada na firmy i instytucje obowiązek stworzenia bezpiecznych kanałów umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające takie naruszenia, mają być chronieni przed represjami, zwolnieniami czy dyskryminacją. W ustawie przewidziano procedury zgłaszania naruszeń, zarówno wewnętrznie (w ramach firmy), jak i zewnętrznie (np. do odpowiednich organów nadzorczych).

Główne założenia ustawy obejmują:

• ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, takimi jak mobbing, degradacja czy zwolnienie z pracy;
• obowiązek wprowadzenia przez firmy wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, które muszą być bezpieczne i anonimowe;
• możliwość zgłaszania nieprawidłowości zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, a w wyjątkowych przypadkach – publicznie;
• sankcje dla pracodawców za brak wdrożenia odpowiednich procedur i za działania utrudniające sygnaliście dokonanie zgłoszenia.
  

Warto pamiętać, że rozwiązania techniczne i technologiczne tworzone z myślą o sygnalistach na potrzeby podmiotów publicznych, muszą być zgodne z wymogami dostępnościowymi, wyszczególnionymi w Ustawie z 4 kwietnia 2019 roku o dostępności cyfrowej. Jest tak, gdyż wszelkie rozwiązania online wdrażane przez instytucje takie jak sądy, samorządy czy prokuratury muszą być zgodne z regulacjami dostępnościowymi. Oznacza to, że wszelkie kanały zgłoszeniowe powinny dawać możliwość obsługi wszystkim użytkownikom, włącznie z pracownikami posiadającymi niepełnosprawności. 

Jak nowe przepisy wpływają na podmioty publiczne?

Ustawa o ochronie sygnalistów wywiera znaczący wpływ na podmioty prawne – zarówno prywatne, jak i publiczne,, które są zobowiązane do spełnienia szeregu wymogów, mających na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości. Obejmuje to firmy i instytucje publiczne, w których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Dla ww. podmiotów oznacza to obowiązek wprowadzenia mechanizmów gwarantujących skuteczne zgłaszanie naruszeń prawa i ochronę sygnalistów. 

Główne obowiązki podmiotów prawnych obejmują:

• Ustanowienie bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Muszą one wdrożyć co najmniej jeden bezpieczny i poufny kanał zgłaszania nieprawidłowości, taki jak dedykowana linia telefoniczna czy platforma online. Warto pamiętać, że narzędzia tego typu muszą zapewniać poufność przekazywanych danych i anonimowość zgłaszającego (w zależności od decyzji, jaką podejmie sam sygnalista).

• Opracowanie i wdrożenie procedur zgłaszania

Podmioty prawne są zobowiązane do opracowania przejrzystych i łatwo zrozumiałych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Obejmuje to szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu zgłaszania, dalszego postępowania po zgłoszeniu oraz metod ochrony sygnalistów. Ważnym elementem jest także informowanie pracowników o dostępnych kanałach i procedurach poprzez kampanie wewnętrzne i szkolenia.

• Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi

Pracownicy, którzy zgłaszają nieprawidłowości, nie mogą być zwalniani, degradowani, zastraszani ani dyskryminowani w jakikolwiek sposób. Procedury muszą również przewidywać możliwość składania skarg na ewentualne przypadki represji oraz gwarantować ochronę tożsamości sygnalisty.

Dostępność cyfrowa a ustawa o sygnalistach

Dostępność cyfrowa odgrywa ważną rolę w skutecznej realizacji przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, zapewnienie możliwości zgłaszania nieprawidłowości przez osoby z różnymi niepełnosprawnościami jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów, ale również fundamentem zapewniającym, że każdy pracownik czy obywatel ma równe prawo do korzystania z systemów ochrony sygnalistów. 

Wszyscy, a więc nie tylko zatrudnieni realizujący pracę zarobkową, ale również ich rodziny, muszą mieć równe szanse na skorzystanie z platform dla sygnalistów. Równy dostęp wymusza wdrażanie rozwiązań zgodnych ze standardem WCAG i ustawą o dostępności, niezależnie od tego, czy dany podmiot jest publiczny, czy prywatny. 

Wszystkie osoby, niezależnie od ich zdolności fizycznych czy poznawczych, muszą mieć możliwość zgłoszenia nieprawidłowości za pośrednictwem dostępnych i łatwych w obsłudze kanałów cyfrowych. Strony internetowe, platformy zgłaszania oraz inne narzędzia cyfrowe powinny  spełniać międzynarodowe standardy dostępności, takie jak WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Oznacza to, że platformy muszą być przystosowane do obsługi przez osoby niewidome, niedosłyszące, mające problemy z poruszaniem się czy korzystające z alternatywnych urządzeń komunikacyjnych.

Podmioty publiczne i prywatne, zobowiązane do wdrożenia kanałów zgłaszania nieprawidłowości, muszą zapewnić dostępne formularze elektroniczne, które są intuicyjne i mogą być obsługiwane przez osoby z niepełnosprawnościami. Muszą one umożliwiać wypełnianie przy pomocy technologii wspomagających, takich jak czytniki ekranu czy urządzenia do pisania głosem.

Zgłaszanie nieprawidłowości często odbywa się za pomocą systemów cyfrowych, które muszą być odpowiednio zaprojektowane, aby były przyjazne dla wszystkich użytkowników. Dostępność cyfrowa wymaga, aby interfejsy te były nie tylko czytelne i logicznie zorganizowane, ale także dostosowane do obsługi przez osoby z różnymi niepełnosprawnościami. Wprowadzenie funkcji takich jak możliwość powiększenia tekstu, regulacji kontrastu czy nawigacji za pomocą klawiatury to podstawowe elementy zapewniające, że osoby korzystające z kanałów zgłaszania będą miały pełen dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Dostępność cyfrowa obejmuje również dostosowanie komunikacji z osobami zgłaszającymi. Wszystkie powiadomienia, odpowiedzi czy informacje dotyczące dalszych działań w procesie zgłaszania muszą być dostępne w formach odpowiednich dla osób z różnymi potrzebami. Może to obejmować na przykład tekst w uproszczonym języku, wsparcie dla osób niesłyszących poprzez możliwość korzystania z tłumacza języka migowego lub technologię napisów lub audiodeskrypcji. 

Coraz częściej systemy zgłaszania nieprawidłowości są udostępniane za pośrednictwem aplikacji mobilnych, co stanowi dodatkowe wyzwanie dla zapewnienia ich dostępności. Aplikacje te muszą spełniać standardy dostępności, podobnie jak strony internetowe, oferując intuicyjną nawigację, kompatybilność z technologiami wspomagającymi oraz możliwość dostosowania interfejsu do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Niedostateczne dostosowanie systemów zgłaszania do standardów dostępności może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz reputacyjnych. Brak możliwości złożenia zgłoszenia przez osoby z niepełnosprawnościami może być uznany za dyskryminację, co może skutkować karami finansowymi i koniecznością wprowadzenia korekt. Ponadto, instytucje, które nie dostosują się do wymogów, mogą spotkać się z negatywnymi ocenami ze strony organów nadzorujących oraz społeczności obywatelskiej.

Wdrożenie systemu dla sygnalistów nie jest łatwe

Wdrożenie systemu dla sygnalistów, choć niezbędne dla zapewnienia transparentności i przestrzegania przepisów prawa, nie jest zadaniem prostym. Zarówno podmioty publiczne, jak i prywatne, muszą zmierzyć się z szeregiem wyzwań technicznych, organizacyjnych i prawnych. Opracowanie systemu, który nie tylko spełni wymogi ustawy o ochronie sygnalistów, ale także zapewni realne wsparcie dla pracowników i innych osób zgłaszających nieprawidłowości, wymaga przemyślanej strategii i odpowiednich narzędzi. 

• Złożoność wymogów prawnych

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada szereg wymogów, które muszą być spełnione przez każdą organizację. Przepisy dotyczą m.in. sposobu zgłaszania nieprawidłowości, ochrony tożsamości sygnalistów oraz procedur postępowania po zgłoszeniu. Wdrożenie systemu wymaga dokładnej analizy przepisów i dostosowania wewnętrznych procesów do obowiązującego prawa. Brak spełnienia tych wymogów może skutkować karami finansowymi oraz ryzykiem utraty reputacji.

• Ochrona tożsamości sygnalistów

Jednym z najważniejszych aspektów wdrożenia systemu jest zapewnienie pełnej anonimowości i bezpieczeństwa osobom zgłaszającym. Sygnaliści muszą mieć pewność, że ich tożsamość zostanie chroniona, a zgłoszenie nie narazi ich na reperkusje. To wymaga zastosowania zaawansowanych technologii zabezpieczających dane oraz ścisłej kontroli dostępu do informacji. Nieodpowiednia ochrona danych może prowadzić do wycieku informacji, co zniechęciłoby potencjalnych sygnalistów do korzystania z systemu.

• Zintegrowane i bezpieczne platformy zgłaszania przypadków

Platforma do zgłaszania nieprawidłowości to fundament skutecznego systemu dla sygnalistów. Musi ona spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa, być łatwa w obsłudze i dostosowana do różnych potrzeb użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami. Bezpieczne platformy powinny oferować szyfrowanie end-to-end, które zapewnia, że zarówno zgłoszenie, jak i dalsza komunikacja są całkowicie chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Platforma musi również umożliwiać zarządzanie zgłoszeniami w sposób przejrzysty i zgodny z wymogami prawnymi, co jest kluczowe dla odpowiedniego postępowania po zgłoszeniu.

• Zaufanie i kultura organizacyjna

Aby system dla sygnalistów był skuteczny, musi być oparty na zaufaniu. Pracownicy muszą mieć pewność, że zgłoszenie zostanie potraktowane poważnie i że nie spotka ich żadna forma odwetu. Tworzenie takiej kultury w organizacji wymaga zmiany podejścia do zgłaszania nieprawidłowości – nie może ono być postrzegane jako donosicielstwo, ale jako działanie na rzecz dobra wspólnego. Wdrożenie skutecznego systemu to także budowanie świadomości i edukacja pracowników na temat ich praw oraz dostępnych narzędzi.

• Dostosowanie do różnorodnych scenariuszy zgłoszeń

Wdrożenie systemu dla sygnalistów wiąże się z koniecznością dostosowania go do różnorodnych scenariuszy, które mogą obejmować szeroki zakres nieprawidłowości, od naruszeń prawa pracy, po korupcję czy dyskryminację. Każde zgłoszenie wymaga innego podejścia i procedur postępowania, co wymusza elastyczność systemu i przygotowanie różnych ścieżek rozwiązywania problemów. 

• Szkolenie pracowników i zrozumienie systemu

Wprowadzenie systemu dla sygnalistów wymaga odpowiedniego przygotowania pracowników. Organizacje muszą zapewnić szkolenia, które wyjaśnią, jak działa system, jakie są procedury i jakie prawa przysługują sygnalistom. Pracownicy muszą zrozumieć, że mają prawo do zgłaszania nieprawidłowości i jak to zrobić w sposób bezpieczny. Szkolenia są również istotne dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie zgłoszeniami – muszą oni wiedzieć, jak postępować z każdą sprawą, aby zapewnić odpowiednią reakcję i ochronę sygnalistów.

• Monitorowanie i ocena systemu

Wdrożenie systemu dla sygnalistów nie kończy się na jego uruchomieniu. Niezwykle ważne jest monitorowanie jego działania, regularne audyty i oceny jego skuteczności. Organizacje muszą na bieżąco analizować, czy system spełnia swoje zadania, czy procedury są przestrzegane i czy zgłoszenia są odpowiednio rozpatrywane. Ważnym elementem jest także zbieranie informacji zwrotnych od użytkowników, które pozwolą na wprowadzenie ulepszeń.

Platforma do zgłaszania nieprawidłowości to serce całego systemu ochrony sygnalistów. Dobrze zaprojektowana nie tylko ułatwia proces zgłaszania, ale także zapewnia ochronę prywatności i anonimowość. Musi być intuicyjna i łatwa w użyciu, aby każdy, niezależnie od poziomu umiejętności technicznych, mógł bez problemu z niej korzystać. Współczesne platformy oferują szereg zaawansowanych funkcji, takich jak automatyczne przypomnienia o etapach postępowania, śledzenie statusu zgłoszenia czy dostęp do bezpiecznych kanałów komunikacji między sygnalistą a odpowiedzialnymi osobami.

ForSignals – dostępna cyfrowo platforma dla sygnalistów

Jeśli szukasz platformy dla sygnalistów, koniecznie sprawdź ForSignals – oprogramowanie do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa zgodne ze standardem WCAG. To autorskie rozwiązanie stworzone przez Dostępną Polskę w celu bezpiecznego i kompleksowego wdrażania zmian zgodnych z wymogami prawodawstwa polskiego.

Wybierając nasze narzędzie zyskasz:

• bezpieczny sposób dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa;
• anonimowość oraz poufność danych przy zgłoszeniach sygnalistów;
• procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych;
• możliwość generowania raportów z otrzymanych sygnałów;
• prawidłową komunikację i terminowość odpowiedzi na otrzymane sygnały;
• rejestr zgłoszeń naruszenia prawa;
• weryfikację otrzymanych sygnałów, a tym samym możliwość podjęcia działań następczych.

ForSignals to nowoczesna platforma dla sygnalistów, wyposażona w łatwe i intuicyjne w wypełnianiu formularze. Posiada ona wszelkie funkcjonalności ważne z punktu widzenia pracowników oraz pracodawców, w tym m.in.: automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail po zmianie statusu sygnału, możliwość dodawania załączników do zgłoszenia czy możliwość generowania raportów i statystyk. 

Nasz autorska platforma chroniąca sygnalistów powstała w oparciu o wiedzę techniczną, znajomość potrzeb pracowniczych oraz doświadczenie przy tworzeniu produktów dostępnych cyfrowo. Odpowiada za nią Dostępna Polska posiadająca 15-letnie doświadczenie w kompleksowym wdrażaniu rozwiązań z zakresu dostępności przy minimalnym zaangażowaniu instytucji. 

Zaufaj profesjonalistom i postaw na dedykowane rozwiązania zgodne ze standardami!